発注書やら契約書やら

トリニティーコンサルティングの四元(よつもと)です。今日のテーマですが、通常取引があるなら当たり前にありそうなものですよね?中小零細企業では何割くらい整備されていると思いますか?

正確なデータはありませんが、数千社の経営コンサルを行ってきた経験から、感覚で言えば30%くらいでしょうか?

思いのほか、発注書や契約書は整備されていません…。

もちろん「必ず必要か?」と聞かれれば、必ずではないと感じます。目的を考えると、相手方にとっては、しっかりと事前に取り決めた仕様が守られ納期までに納品されればOKです。こちら側にとっては、決められた支払期日や支払金額が守られ入金されればOKです。

納品までの間に何らかの仕様変更があったとしても相手方との合意があり、金額に反映されそちらも合意があれば特に問題は生じません。

中小零細企業のビジネスは通常小さくスタートします。顔がわかる仲間内の取引から始まるケースも多いでしょう。よって発注書や契約書がなくとも問題は生じず、必要性を感じないまま徐々に大きくなっていくため、あまり普及していないように思います。

ですが、企業の成長とともに取引先も増え、比例して予定通り入金されなかったりすることも増えます…。もめてはじめて必要性を理解するという順番でしょうか?

さて、さらに課題は続きます。必要性を感じ、「当社も整備しよう!」となったとして、「誰が作る?」という議論が必ず起こります。「専門家に依頼しよう!」となるケースもあります。

専門家?

弁護士、司法書士、行政書士でしょうか?依頼できなくはありません。が彼らは「契約書を作成する専門家」として資格を与えられた士業者ではありません。もちろん得意な先生方もいらっしゃいますが。金銭消費貸借契約書や不動産売買契約書のような一般的でかつ内容が重要なものは慣れていることが多いと思います。むしろ彼らは「契約書を元に…」というその後工程の専門家でしょうね。

では、貴社が行う事業での、発注書・契約書はどうやって整備したらよいのでしょうか?

おそらく、必要性を感じた社内の誰かが、一昔前なら『契約書作成の実務となんちゃら』みたいな書籍を買ってきて概要を理解した上で見様見真似で作成することがファーストステップでしょう。現代風なら、契約書に関するWebサイトで概要を理解して、Webに落ちているひな形を改良し作成することがファーストステップでしょう。

手を付けると、今まで他社から出された契約書の中身や文言が気になり読み返す人もいるでしょう。これから契約する場面でも、ポイントを読むようになり、使える内容があれば自社の契約書にも応用するようになります。

士業者の確認が入る機会にも、指摘に基づき自社の契約書を修正が入るでしょう。こうして担当者の成長とともに発注書や契約書もブラッシュアップされていくというのが中小零細企業の契約書だと思います。

裏の事実ですが、発注書・契約書については、担当した人間しか経験が得られないため、各社大体1名のみがわかるという状況になりますね。他のメンバーは契約書の内容に詳しくないため、わかる人間に任せっきりになり勝ちです。

面倒くさい業務ではあります。他社に任せたい気持ちはわかります。でも、上記の現状を踏まえると、あきらめて経営者の方ができるようになった方が安全策だと思います。